Assistente alla Direzione

La personal assistant

La personal assistant assume gran parte delle responsabilità di organizzazione e coordinamento di un ufficio. L’attività richiede l’eccellente capacità di pianificare, l’abilità nel risolvere i problemi, tatto, discrezione ed ottime qualità comunicative. Lo sviluppo di queste competenze manageriali è una condizione imprescindibile affinché un’assistente di direzione possa fornire un efficace contributo alla produttività e all’efficienza del proprio responsabile e, quindi, svolgere con successo il suo ruolo.

Obiettivi

• Riflettere sugli aspetti fondamentali della posizione
• Insegnare a gestire le sfide presenti nell’attività quotidiana
• Fornire le basi per diventare abile collaboratore nella comunicazione, nonché un filtro importantissimo tra l’azienda e il suo responsabile

A chi è rivolto

Responsabili di segreteria, assistenti di direzione, personale di segreteria la cui posizione richiede una spiccata abilità nel comunicare e nel gestire i rapporti interpersonali.

Argomenti trattati

Lo sviluppo di carriera della personal assistant

Quanto più una personal assistant dimostra responsabilità e spirito d’iniziativa, tanto più il suo capo tenderà a mostrare maggiore fiducia e ad affidare incarichi sempre più importanti. Al di là dei riconoscimenti economici – assolutamente importanti – è il segnale che il nostro lavoro è apprezzato e riconosciuto, e in questo modo cresce anche la nostra stima e soddisfazione personale.

Il Programma del Corso “Assistente alla Direzione”

Il ruolo dell’assistente di direzione

• Sviluppare una vision
• Individuare gli obiettivi del ruolo
• L’importanza di fare filtro nell’organizzazione
• Le competenze della segretaria di direzione
• Compiti e responsabilità

Lavorare sulla propria immagine professionale

• Caratteristiche del ruolo
• Sviluppare credibilità
• Sviluppare autostima e confidenza

Sviluppare l’abilità di comunicare per migliorare il proprio valore nell’ambiente di lavoro

• La capacità di ascoltare
• Dare e ricevere istruzioni
• Dire “no” costruttivamente
• Tecniche efficaci di gestione del telefono

Assumere incarichi e responsabilità

• Avere iniziativa e prendere decisioni: individuare il proprio stile sul lavoro
• Stabilire le priorità e gli obiettivi
• Delegare creativamente
• Assumere incarichi
• I passi del problem solving

Il rapporto con il proprio responsabile

• Gestire il proprio capo
• I problemi quando i responsabili sono più di uno
• Lavorare sulla fiducia reciproca

Gestire le interruzioni

• Catalogare i diversi tipi d’interlocutori
• Come ridurre il numero d’interruzioni nella giornata

Ridurre e gestire lo stress

• Lavoro e carriera: gli obiettivi personali
• Vita professionale e vita privata
• Progettare il proprio sviluppo

Lungo le tre giornate, ampio spazio verrà dato a simulazioni di verifica videoregistrate riguardo alle dinamiche relazionali più significative